2026-07-20

自分の仕事のどこにAIを使えばいいか、見つける手順

AI活用業務棚卸し仕事術

AIを使ってみたいけれど、自分の仕事のどこに使えばいいか分からない。

この状態から抜けるために必要なのは、AIの勉強ではありません。 仕事の棚卸しとは、一日の作業を見える形にして、自分が判断すべきこと・AIに補助させられること・仕組みで自動化できること・やらなくてよいことに仕分けることです。 AIを使う場所は、この棚卸しの結果として決まります。

ここでは、その手順を7つに分けて書きます。 紙とペンがあれば、今日中に終わります。

AIを仕事のどこに使えばいいかは、AI側からは決まりません

決まるのは、自分の仕事を書き出したときです。

AIにできることの一覧を眺めても、自分のどの作業に当てはまるかは見えてきません。 機能の名前と、自分の仕事の名前が、そもそも違う言葉だからです。

「要約ができます」と言われても、自分の仕事に「要約」という名前の作業はありません。 あるのは、現場から戻って報告を書く時間や、長いやり取りを読み返して要点を拾う時間です。

だから、AI側から探すのをやめて、自分の仕事の側から探します。

手順1．一日の仕事を、すべて書き出す

昨日か今日の仕事を、朝から順に書き出します。

きれいに整理する必要はありません。 「見積もりを作った」「LINEを返した」「材料を買いに行った」「請求書を作った」のように、やったことを並べるだけです。

このとき、手を動かしていない時間も書きます。

これらも仕事です。

手順2．繰り返している作業に印を付ける

書き出した中から、今週すでに2回以上やった作業を探します。

繰り返している作業は、改善したときの効果が回数分だけ増えます。 一度きりの作業を効率化しても、効果は一度きりです。

手順3．時間がかかっている作業を探す

次に、思ったより時間を取られた作業を探します。

ここで見落としやすいのが、作業そのものではなく、準備に時間がかかっているケースです。

「探していた時間」「思い出していた時間」は、作業時間として意識されにくい時間です。 しかし、ここが最も削りやすい部分でもあります。

手順4．判断の回数が多い作業を探す

一つの作業の中で、何回決めているかを数えます。

例えば見積もりなら、作業範囲をどこまで含めるか、追加料金をどうするか、値引きをするか、いつまでに出すか。 一つの見積もりの中で、何度も決めています。

判断が多い作業は、疲れます。 そして、判断基準が頭の中にしかないと、毎回ゼロから考え直すことになります。

判断そのものはAIに渡せません。 ただし、判断に必要な材料をそろえる部分は渡せます。

手順5．ミスや忘れが起きる場所を探す

過去に、忘れた・遅れた・抜けたことがある作業を思い出します。

ここは、時間短縮より価値が大きい場所です。 忘れないように気を張り続ける負担を、減らせる可能性があるからです。

手順6．ネットにつながっている情報かを確認する

印を付けた作業について、扱っている情報がどこにあるかを見ます。

画面の中にある情報を扱う作業は、AIや自動化の対象として検討しやすくなります。 ただし、デジタルになっていても、責任が重い判断や例外の多い対応は人の確認が必要です。 紙や頭の中にしかないものは、まずデジタルにするところからです。

ここで対象が絞れます。

手順7．4つに仕分ける

最後に、印を付けた作業を4つに分けます。

4つ目を作るのが大事です。 効率化する前に、やめられる作業がないかを確認します。

最初に手を付けるのは、一つだけです

仕分けが終わったら、次の3つを満たす作業を一つだけ選びます。

この3つがそろう作業から始めると、失敗しても損失が小さく、効果は繰り返し回数分だけ出ます。 うまくいってから、次に広げます。

この手順は、紙とペンだけでも完了できます。 同じ棚卸しを、質問に答える形で短時間で整理したい場合に使えるのが、AI活用現在地診断です。

まとめ

ここまで読んで「自分は何から触ればいいか」を整理したくなったら、次はツールを増やす前に現在地を確認できます。

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